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定義
過剰共有とは、本来アクセス権のない従業員や部門からも社内ファイルや情報が閲覧・編集できてしまうほど共有設定が緩んだ状態のこと。
過剰共有 (Copilot導入前の権限棚卸し)とは — 詳しく解説
過剰共有は、Microsoft 365やGoogle Workspaceなどのクラウド環境で、共有リンクの範囲が「組織全体」に近い設定のまま放置され、本来必要のない範囲まで機密情報へのアクセスが可能になっている状態を指す。Microsoft 365 Copilotのような生成AIアシスタントは、ユーザーが権限を持つファイルを横断的に検索・要約できるため、従来は見落とされていた過剰共有フォルダの中身までAIの回答に引用されてしまうリスクが顕在化した。2026年時点の実運用では、Copilot導入前にラベル付けやアクセス権の棚卸し（データガバナンス監査）を行う企業が広く増えているとされる。現場での落とし穴は、棚卸しを導入後に回してしまい、AIが機密文書を横断的に開示した後で発覚するケースが多い点にある。棚卸し作業は対象データ量に応じて工数がかさみやすく、専任の情報システム担当が少ない中堅企業ではコスト超過や導入延期の要因にもなりやすい。ツール選定では、権限可視化・自動ラベリング・共有範囲の一括是正まで対応できるかが相場感を左右する基準とされる。
過剰共有 (Copilot導入前の権限棚卸し)の使用例
- 情報システム部門が「SharePointで共有リンクが組織全体に設定されているサイトを一覧化して」とCopilotに依頼し棚卸し対象を洗い出す。
- Copilot導入前に「機密フォルダのうちアクセス権限が広すぎる箇所」を情報システムが棚卸しし、必要最小限の共有範囲に是正する。
